Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Wydział Duszpasterstwa Młodzieży Archidiecezji Łódzkiej, ul. Ks. Bp. Wincentego Tymienieckiego 5, 90-021 Łódź, e-mail: duszpasterstwomlodziezy@archidiecezja.lodz.pl.

2. Jakie dane przetwarzamy

• dane identyfikacyjne uczestników i opiekunów: imię, nazwisko, data urodzenia, wiek niepełnoletniości, parafia lub wspólnota,
• dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu i dane kontaktowe opiekuna,
• dane organizacyjne związane z wydarzeniem: status zapisów, płatności, obecności, zakwaterowania i zgody rodzica,
• dokumenty przesłane do systemu, w szczególności zgody rodzicielskie i załączniki formularzy,
• dane komunikacyjne: historia wiadomości e-mail, kliknięcia i otwarcia, jeśli komunikacja została wysłana z systemu,
• dane zgłoszeń wspólnot i wydarzeń, formularza kontaktowego oraz newslettera,
• dane techniczne i bezpieczeństwa: logi administracyjne, adres IP, logi awaryjne oraz uproszczona analityka odwiedzin.

3. Cele i podstawy przetwarzania

• organizacja wydarzeń, zapisów, płatności, zakwaterowania i kontaktu z uczestnikami – art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• obsługa zgód rodzica, obowiązków bezpieczeństwa małoletnich i rozliczeń – art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
• komunikacja administracyjna, bezpieczeństwo systemu, logi działań i dochodzenie roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• newsletter, formularz kontaktowy, zgłoszenia wspólnot i wydarzeń oraz dodatkowe zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4. Odbiorcy danych i dostawcy usług

Dane mogą być przetwarzane przez podmioty wspierające działanie systemu tylko w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi.

• hosting i serwer VPS wraz z kopiami bezpieczeństwa,
• dostawca poczty / SMTP służący do wysyłki wiadomości systemowych,
• Przelewy24, jeśli dla wydarzenia aktywowane są płatności online,
• Firebase tylko w zakresie danych niezbędnych do integracji wydarzeń,
• narzędzia administracyjne i utrzymaniowe wykorzystywane do monitoringu, backupu oraz obsługi korespondencji.

5. Przekazywanie danych między systemami

Jeśli aktywowane są integracje międzywspólnotowe, system może przekazywać do innych aplikacji wyłącznie dane wydarzeń potrzebne do ich publikacji. Dane uczestników, płatności, zgłoszeń i dokumentów nie są przekazywane do tych aplikacji.

6. Okresy przechowywania danych

System stosuje retencję dla danych pomocniczych i operacyjnych. Aktualnie skonfigurowane okresy to:

• wiadomości z formularza kontaktowego: 365 dni,
• analityka odwiedzin: 180 dni,
• logi mailowe i historia wysyłek: 730 dni,
• logi działań administracyjnych: 365 dni,
• zamknięta lub anulowana waitlista: 180 dni,
• zgłoszenia wydarzeń od wspólnot: 365 dni,
• zgłoszenia wspólnot: 365 dni,
• wypisani z newslettera: 365 dni.

Dane uczestników i zgłoszeń są przechowywane tak długo, jak jest to potrzebne do organizacji wydarzenia, rozliczeń, bezpieczeństwa i obrony przed roszczeniami, a następnie mogą zostać usunięte albo zanonimizowane.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

• prawo dostępu do danych,
• prawo sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo przenoszenia danych,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie,
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie,
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W sprawach związanych z realizacją praw napisz na adres: duszpasterstwomlodziezy@archidiecezja.lodz.pl.

8. Bezpieczeństwo i incydenty

System stosuje środki techniczne i organizacyjne, w tym uwierzytelnianie dwuskładnikowe dla panelu administracyjnego, ograniczenia dostępu według ról, logi działań, backupy oraz mechanizmy retencji danych pomocniczych.

W przypadku incydentu bezpieczeństwa administrator analizuje zakres naruszenia, dokumentuje zdarzenie i ocenia obowiązki wobec organu nadzorczego oraz osób, których dane dotyczą.

9. Kontakt

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem: duszpasterstwomlodziezy@archidiecezja.lodz.pl.